Siete procesos que su empresa debería tercerizar para ahorrar tiempo y recursos en 2022
Una parte importante de la gestión de las empresas es la toma de decisiones. Hay que saber cómo responder de la mejor manera posible frente a situaciones particulares, problemas o encrucijadas.
Para tomar decisiones correctas, es necesario ser objetivos y analizar todas las posibilidades para elegir la que sea mejor para la empresa.
No siempre es fácil delegar, y menos cuestiones importantes que pueden impactar de lleno en la gestión y el progreso de nuestra empresa. Sin embargo, hay veces que simplemente es necesario tener que dejar ciertas tareas o procesos en manos de otros.
El outsourcing o tercerización consiste justamente en esto: delegar tareas de peso en empresas externas.
Estas empresas no son cualquiera, sino expertos que se dedican específicamente a un campo o proceso y que nos ayudarán a llevarlo adelante de la mejor manera posible.
Se trata de una cuestión de confianza y de conocimiento de los propios límites. Si llega un punto en que la situación nos supera y no podemos gestionarla, es importante saber tomar la decisión de delegar en expertos externos.
Para darte algunas ideas, a continuación encontrarás 7 procesos de empresas que se verían beneficiados por el outsourcing.
7 procesos que tu empresa puede tercerizar para mejorar su gestión
- Contabilidad y finanzas
Uno de los servicios con mayor porcentaje de terciarización son las finanzas. En muy pocos casos quien monta una empresa tiene conocimientos de finanzas más allá de lo básico.
En la mayoría de los casos se va aprendiendo sobre la marcha, pero llegado un punto hacer gestiones financieras de nuestra empresa sin los conocimientos necesarios puede poner en grave riesgo la supervivencia del negocio.
Más allá de que una mala gestión puede suponer pérdidas, también hay muchos aspectos contables desde el punto de vista legal a los que hay que prestar atención. Una mala gestión de estos puede suponer unas multas considerables.
Por eso, es importante saber hasta qué punto la contabilidad y las finanzas pueden llevarse a cabo in-house. Si delegamos en expertos, ganamos en tranquilidad. Sabemos que las gestiones serán realizadas de la mejor manera posible y no tendremos sorpresas a la hora de presentar nuestros números a la Hacienda Pública.
- Administración
Aunque pueda sonar extremo, la administración también puede terciarizarse. Sin embargo es necesario especificar que, si bien cada empresa decide hasta qué punto delegar, hay ciertos aspectos que siempre deben ser llevados por gente interna de la empresa.
Existen gestiones administrativas más globales o personales que siempre es recomendable sean llevadas por personas de la empresa, que conozcan el negocio y sus miembros a fondo y tengan cierta autoridad a la hora de decidir.
Sin embargo, hay gestiones inherentes a la administración, menos importantes pero igualmente tediosas que se pueden tercerizar.
Si por la actividad que se lleva a cabo o el tipo de negocio es necesario que uno o varios miembros viajen con cierta periodicidad por cuestiones de trabajo, sabremos que cada viaje implica un extenso número de gestiones: desde el IVA, la facturación, las reservas, los nombre y cambios, etc.
Existen agencias de viajes para empresas que se encargan de realizar toda la gestión de manera sencilla y rápida. Nos ayudan a gestionar todos los gastos del viaje, los relacionados a la empresa y cada aspecto en un solo lugar y a un clic de distancia.
Un claro ejemplo de una gestión administrativa de importancia menor, cuya gestión puede ser mucho más productiva y breve a través del outsourcing.
- Recursos Humanos
La terciarización de los recursos humanos también es un clásico que muchas empresas llevan realizando desde hace varios años.
Evidentemente, es raro encontrar terciarización de recursos humanos en empresas con un número de personal bajo. Si bien hay muchas gestiones que realizar y cuestiones a tener en cuenta, si los trabajadores son pocos y se dispone de suficiente tiempo, puede realizarse internamente.
El problema surge cuando el personal es mayor o, simplemente no se dispone del tiempo necesario para dedicarle a las gestiones relacionadas con los recursos humanos. Pueden ser contrataciones, gestión de vacaciones, nóminas, control horario, etc.
Al igual que con la contabilidad, aquí podemos incurrir en serios problemas legales si no gestionamos de la mejor manera los contratos y las nóminas.
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Además, una mala gestión puede llevar al descontento de nuestros trabajadores, creando un ambiente hostil que fácilmente puede evitarse con una gestión óptima de los recursos humanos.
Por eso, sea cual sea el tamaño de tu empresa, es siempre recomendable delegar en externos la gestión de recursos humanos. Nos aseguramos, así que no cometeremos irregularidades y que todos los papeles del personal estarán al día según la ley vigente.
- Marketing
Toda empresa que quiera tener un mínimo porcentaje de éxito en pleno auge de la era tecnológica, debe invertir en marketing, ya sea offline u online.
Lo que antiguamente se llamaba publicidad, ahora es un concepto mucho más amplio y complejo que va desde el análisis de métricas, hasta la planificación de estrategias integrales en varios canales.
El marketing avanza al mismo ritmo que las nuevas tecnologías y es muy fácil quedarse desactualizado en poco tiempo. Además, un incorrecto análisis de resultados, puede llevar a una inversión en una campaña que quizás no termine siendo rentable.
Dejar el marketing en manos de expertos es una de las mejores inversiones que podemos hacer. Aunque tengamos ciertos conocimientos y creamos poder manejarlo, contactar con expertos nos ayudará a ampliar horizontes e idear campañas y estrategias innovadoras en distintos frentes que nunca se nos habrían ocurrido.
Además, ellos sabrán realmente analizar los resultados y ver si es necesario hacer determinados cambios o, por el contrario, la estrategia ha sido un éxito desde el principio.
Se requiere una gran dedicación para realizar y hacer el seguimiento de las campañas de marketing, tiempo que podemos ahorrarnos, a la vez que obtener un mejor resultado si lo tercerizamos.
- Atención al cliente
Un cliente satisfecho es un activo muy valioso. No dudará en repetir ni en recomendarnos a otras personas, aportando buenas valoraciones y comentarios.
Para poder tener un cliente satisfecho, además de ofrecer un producto de calidad, la atención al cliente debe estar a la altura ―o incluso superar― la calidad del producto.
El problema de una atención al cliente de calidad es que implica un seguimiento y una implicación que no siempre se le puede dedicar. Sobre todo, porque puede significar estar quitándole tiempo a otros procesos más importantes.
Existen empresas que se encargan de gestionar y organizar todas las relaciones con los clientes, para poder así ofrecer una atención de alta calidad.
Una vez que analizan el funcionamiento y los datos de la empresa, ellos se encargan de solucionar todas las dudas y problemas que puedan surgir a los clientes.
De esta manera, ellos están satisfechos, y nosotros podemos dedicar ese tiempo a seguir mejorando nuestra oferta. Sin tener que hacer renuncias ni concesiones en la calidad o en el servicio de nuestra empresa.
- IT o tecnología de la información
Como ya hemos mencionado previamente, la tecnología avanza a pasos agigantados. Solo quienes realmente se dedican al sector de la tecnología pueden estar al día con todas las nuevas ofertas y actualizaciones que hay en el mercado.
Si queremos estar a la última en tecnología, tendremos que dedicar muchísimo tiempo, lo que puede suponer restarle tiempo al trabajo o, en el peor de los casos, a nuestra vida privada.
Evidentemente, la solución no es darle la espalda a la tecnología e ignorar los progresos, ya que seguramente hay más de uno que puede resultarnos útil. Lo que realmente debemos hacer es delegar estas gestiones en terceros, que conozcan las últimas tendencias y nos puedan asesorar en cómo implementarlas.
No solamente se trata de implementaciones en cuanto a software, también pueden encargarse de la infraestructura, del hardware, su buen funcionamiento y las actualizaciones que sean necesarias.
En los casos en que nuestros conocimientos no sean suficientes y no sea rentable contratar a una persona específica en plantilla para encargarse de estos asuntos, el outsourcing de IT es la opción más ventajosa.
- Redes sociales
Un error muy común es pensar que, al tener todos un perfíl en redes sociales, cualquiera es capaz de llevar adelante las redes sociales de la empresa de la misma manera.
En estos casos, la mala comunicación y la falta de estrategia hacen que sea muy fácil individualizar estos casos. Existen miles de problemáticas que pueden surgir y cuya respuesta debe ser adecuada y rápida.
Sobre todo en empresas con cierto éxito, es primordial cuidar al máximo nuestras publicaciones e interacciones.
También decidir el tipo de perfil que queremos tener o el tono de la comunicación puede ser crucial para mejorar o, por el contrario, empeorar la imágen de la empresa.
Por eso es muy recomendable contratar a expertos en comunicación, con experiencia y un manejo de redes fluído para gestionar nuestros perfiles.
Estos pueden trabajar conjuntamente con nuestros expertos en marketing cuando sea necesario y así nosotros simplemente dedicarnos a ver cómo las campañas dan sus frutos, sin que tengamos que dedicar tiempo en realizarlas.
