Cinco consejos para sacar provecho a las videoconferencias

Es un hecho que en los últimos dos años las videoconferencias se han incorporado a la cotidianeidad de nuestras vidas al permitirnos conectar y comunicarnos en diversos entornos: laborales, académicos y personales, que hasta involucran a nuestra salud y bienestar. 

Uno de los sectores que más acudió a esta práctica es el corporativo, ya que al imponerse la tendencia de trabajo híbrido, hizo que esta solución se convirtiera en indispensable. Sin embargo, nadie está exento de percances o dificultades durante una videoconferencia, y por increíble que parezca, hay puntos sencillos pero claves a tener en cuenta para obtener una experiencia de videoconferencia 100% efectiva.

David Sandoval, Gerente regional de DTEN para Latinoamérica -compañía que desde 2015 comenzó a cambiar la forma en que las personas se conectan y colaboran a distancia- afirma es un hecho que las videoconferencias llegaron para quedarse. Tras el inicio de la pandemia hemos sido testigos de la creciente necesidad de conectividad de las corporaciones por medio de videollamadas y de obtener la mejor experiencia de las mismas. Entendiendo esta situación, nos hemos enfocado en buscar soluciones innovadoras y sencillas que le permitan al usuario obtener la mejor experiencia posible de manera práctica y accesible”.

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En ese sentido DTEN comparte cinco consejos que permitirán sacar el máximo provecho a las reuniones por videoconferencia y así obtener una experiencia muy profesional.

  1. Preparar todo el material y compártelo previamente

Un error muy común al ser ponente es no compartir la presentación que se va a realizar con los asistentes, esto es clave, ayuda a que los demás participantes puedan seguir el hilo de la conversación. Sumado a esto, también es necesario enviar la documentación de soporte unas horas antes de la reunión para agilizar los debates alrededor del tema. Y no solo eso, en caso de inconvenientes de conexión para los asistentes, tendrán al alcance la información y es posible que alguien más pueda guiar fácilmente la conversación.

Otra buena práctica es construir una agenda de la sesión para ayudar a llevar con orden la misma y que no se escape ningún tema durante la conversación. 

  1. Evitar las distracciones

Resulta fundamental enfocar toda la atención en la reunión que se esté llevando a cabo. Es por esto que se aconsejan dos cosas: ubicarse en espacios libres de ruido e interferencia y ordenar la agenda de pendientes del día para poder dedicar atención completa a la videoconferencia. Es muy fácil que durante una videoconferencia las personas continúen realizando otras tareas en su computadora o celular, atendiendo parcialmente al encuentro. Por otra parte, distracciones en el espacio físico como ruidos u otras personas transitando también se convierten en inconvenientes.

  1. Grabar las reuniones

Se recomienda grabar cada sesión, ya que esto permitirá acudir posteriormente para validar algún dato y generar históricos si así lo requiere. Adicionalmente, ante alguna ausencia o falla de conectividad por parte de algún asistente, fácilmente se comparte la grabación. Y nunca están demás las anotaciones y documentos de soporte.

  1. Tener equipos y conectividad apropiados

No solo garantizar una excelente conectividad es necesario. Muchas compañías se han comprometido con sus colaboradores y clientes, concientizándose de la importancia de contar con equipos adecuados que permitan sacar el mejor provecho de las videoconferencias. Por este motivo, compañías como DTEN se han especializado en el desarrollo de dispositivos todo en uno con cámara, micrófonos, capacidad para videocolaboración interactiva de decenas de personas y acceso a las mejores funciones de plataformas de videoconferencias como Zoom.

Un equipo adecuado y una buena conexión óptima evitará posibles inconvenientes dentro de una videollamada.

  1. Hacer anotaciones en pantalla compartida

Compartir pantalla es una forma muy útil para el trabajo colaborativo. Cada participante puede dar su aporte anotando directamente en la pantalla compartida desde Zoom. Es así como se proporciona una experiencia colaborativa para todos los integrantes de la reunión.