Facturación electrónica vs facturación tradicional

Durante la pandemia muchas empresas aprovecharon para dar un empujón a su digitalización. Movidos por el teletrabajo y por la necesidad de contar con archivos digitales para una mayor eficiencia de los flujos de trabajo, muchos de los procesos comenzaron a ser eminentemente digitales. Uno de ellos es el de la facturación, ya que en pocos años algunas compañías han pasado de la factura tradicional en papel a la e-factura.

Y es que la facturación electrónica ya es obligatoria en España para las empresas que trabajan con las Administraciones Públicas y muy pronto será obligatoria para el resto de empresas y autónomos. Así lo dicta un proyecto de ley que está pendiente de publicación en el BOE pero que propone la e-factura como una herramienta esencial para gestionar y controlar los pagos. Así pues, ¿qué sistema es mejor? ¿Facturación electrónica o facturación tradicional?

Las claves de la facturación electrónica

La facturación electrónica no es más que la forma digital de gestionar las facturas. La e-factura es una factura digital que sustituye a la factura en papel o pdf y que tiene los mismos parámetros y la misma validez legal. En definitiva, la factura electrónica no es más que un justificante de la entrega de un producto o un servicio que se emite en formato electrónico.

Para poder llevar a cabo la facturación digital es necesario contar con un software específico especializado en la  e-factura que permita rellenar y almacenar datos, emitir y recibir facturas y que sea compatible con los demás programas de contabilidad. Este tipo de servicios son fáciles de implementar y no requieren de una gran inversión. Grandes empresas especialistas en la facturación electrónica como Easyap podrán hacer este proceso por ti.

Hoy en día, tanto la facturación electrónica como la facturación tradicional conviven perfectamente y muchas de empresas todavía no se animan a dar el gran paso, en poco tiempo inevitable.

Puntos fuertes de la facturación electrónica frente a la facturación tradicional

La e-factura tiene muchas ventajas. Una de las principales desde el punto de vista de la Administración es la lucha contra el fraude. Con la facturación electrónica se consigue una mayor transparencia de datos y una gestión mucho más clara que evita la evasión de impuestos.

Para las empresas, contratar servicios de factura electrónica supone una reducción de costes, una mayor accesibilidad, una optimización de los puestos de trabajo y una mejor utilización del espacio, entre otras cosas.

Ver más: ¿Qué son los pagos instantáneos y cómo se regulan?

Reducción de los costes económicos

Con la e-factura se elimina el papel y los archivadores con lo que supone un ahorro considerable en estos materiales. También se reducen los costes de todo lo que va ligado a ello como la impresión, la tinta, la electricidad, el sellado, el transporte, etc.

Procesos más sostenibles

Muy relacionado con el punto anterior, la e-factura es más sostenible que las que se emiten en formato físico. No solo por el uso del papel sino por todo el proceso de envío. Según algunos estudios se afirma que para emitir un 1 millón de facturas convencionales se necesita la tala de 56 árboles.

Optimización del tiempo, recursos y equipos

El envío y la recepción de facturas es inmediata. Con la facturación electrónica, a diferencia de la tradicional, los tiempos para realizar los procesos se acortan muchísimo y esas horas que antes se utilizaban en hacer tareas rutinarias ahora se pueden emplear en otras funciones mucho más productivas para la empresa.

La e-factura muchas veces implica el outsourcing contable y esto supone para la empresa una optimización del tiempo y una mayor eficiencia de los recursos.

Menos errores

Está claro que los errores existen y a veces en las facturas tradicionales hay datos incorrectos, se pierden, se traspapelaron o se envían a sitios que no corresponden. Con la facturación electrónica se evitan muchos de esos problemas. Además, con este sistema se tiene la confianza de cumplir con las obligaciones tributarias cuando toca porque es posible automatizarlo.

Transparencia y accesibilidad

Toda la información está disponible para todos los implicados en la transacción logrando así una mayor transparencia en todo el proceso. Clientes y proveedores pueden consultar el estado de las facturas y los datos en cualquier momento de una forma fácil y rápida, pudiendo almacenarse durante años. La e-factura mejora la comunicación y la confianza entre todas las partes.


Como vemos, la facturación electrónica tiene muchos beneficios respecto a la facturación tradicional. Ahora solo falta que las empresas inviertan en servicios de este tipo y se lancen a la digitalización total de sus negocios.