Transformación empresarial: ¿Cómo aumentar la productividad de forma inteligente?
La productividad es mejorar la forma en cómo administramos los recursos para hacer nuestros productos o servicios, de forma que aumentemos la cantidad de las cosas que hacemos con los recursos que se tienen o, en su defecto, generar la misma cantidad pero con menos esfuerzos y recursos.
En este blog verás cómo ser más productivo probablemente usando menos esfuerzos, recursos y tiempo. La tecnología ha permitido que los recursos que necesites sean menos a un precio más considerable de lo que se veía hace años, actualmente es mucho más sencillo tener acceso a esas tecnologías que antes. Ahora, solo estamos a una búsqueda de Google de conseguir el software perfecto.
Esto ha hecho que muchas empresas opten por agregar a sus sistemas programas y softwares para hacer sus tareas más simples, invirtiendo menos tiempo o esfuerzos en busca de conseguir mejores resultados en cuanto a la producción.
A continuación, te mostraremos algunas formas de simplificar tus procesos para aumentar la productividad de tu negocio.
Software de facturación
Una de las maravillas que ha traído la tecnología es dejar de preocuparte por las millones de carpetas con información contable interminable, que hacía de la búsqueda de documentos y páginas específicas una auténtica pesadilla.
Ahora, existen diferentes softwares que te pueden ayudar a organizar tu información contable, poder ver la aportación de colaboradores de la empresa, llevar un inventario y hasta poder darle seguimiento como un CRM a clientes o proveedores por medio del programa.
Un software de facturación como Holded puede ayudarte a generar facturas y agregar una pasarela de pagos para que todo esto sea por medio del mismo sistema de facturación, esto hace que el proceso sea más simple tanto para los clientes o proveedores como para la comunicación interna de la empresa.
Una de las mayores ventajas es que verás esta información expuesta en tiempo real en forma de gráficas y estadísticas para conocer el estado actual de tu empresa, donde además, podrás agregar de una vez los impuestos que debes contemplar en el negocio.
Conoce el OCR
¿Te imaginas poder tener un programa en el teléfono que convierta tus documentos físicos en digitales? ¡Ya existe!
No, no me refiero a poder escanear un documento, sino literalmente poder tener un archivo en digital que te permita editar a tu gusto toda esa información que estaba en una hoja de papel. Ahora quizá te preguntarás: ¿qué significan las siglas OCR?
Brevemente, se refiere al Reconocimiento Óptico de Caracteres, esto quiere decir que el programa funcionará para tener en archivos digitales documentos como contratos, facturas, recibos, comprobantes, entre otros. Esas tareas repetitivas que pueden ser tediosas o hacen que tu equipo se estanque en una tarea que quizá no sea la más educativa o primordial.
Este tipo de programas reducen el tiempo de la tarea que se hace manualmente, reducen el margen de error en los documentos y además es mucho menos papeleo, que se traduce en menos recursos utilizados pero con un mejor uso del tiempo, ayudándote así a dar el salto a la era tecnológica. Sin nombrar la satisfacción de los empleados al darles una herramienta para esas tareas engorrosas.
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Sistema Operativo de Trabajo
Al momento de trabajar en equipo es muy importante contar con un software que te ayude a organizar equipos y delegar las responsabilidades de cada uno. Para esto ahora existen los sistemas operativos de trabajo o también conocidos como Work OS.
Estos se encargan de poder clasificar las tareas o pendientes del equipo de manera grupal pero delegando de forma individual las de cada uno, además dependiendo del sistema podrás agregar automatizaciones para enviar correos electrónicos, aumentar tu base de datos en caso de generar una nueva landing page que esté anclada a tu software y más.
El beneficio es simplificar las conversaciones del grupo de WhatsApp de la oficina al tener un tablero definido en la nube, en el cual se podrán ver todos los flujos o el plan de acción que se debe realizar para generar reacciones positivas para los clientes y para la empresa misma.
Además también puedes ver resultados en tiempo real y generar resúmenes e informes sobre lo que está pasando actualmente dentro de la empresa.
¿Cómo aplicar las herramientas inteligentes a mi negocio?
Investiga dentro de tu empresa
Lo mejor que puedes hacer primero es hacer una investigación dentro de tu equipo, date cuenta de sus dolores, lo que les aflige o les hace su jornada laboral pesada o molesta, donde encuentres el común denominador, ahí está tu problema.
Claramente la empresa no le puede resolver todos los problemas a sus empleados, pero sí pueden hacer de un ambiente laboral uno más colectivo, unificado y sólido, incluso estando presentes físicamente o de forma virtual.
Cuestiona a tu equipo
Pregúntales qué puede hacer la empresa para que su jornada sea más agradable y que se sientan mejor al ir al trabajo. Recuerda que muchos de ellos puede que pasen más tiempo trabajando que haciendo otras cosas, por lo que su jornada debe ser motivante y no lo contrario.
En caso de no recibir feedback, propón soluciones posibles o viables para que paulatinamente logren hacer esos cambios y se sientan escuchados.
Actúa en pro del equipo y la empresa
Muéstrales las herramientas que pueden ser aplicadas ahora, busca capacitarlos y darles una preparación para las nuevas herramientas que formarán parte ahora de su día a día. Esto les hará sentir cómodos además que probablemente, se sientan más seguros con el cambio.
Evalúa los resultados
Algo fundamental es comenzar a auditar la productividad y el rendimiento del equipo una vez estos programas entren a la empresa. ¿El cambio fue mejor? ¿Cómo resolver dudas que tengan? ¿Se está aprovechando al 100% la herramienta? ¿Necesitan más herramientas para hacer aún mejor el trabajo?
Recuerda que todas estas innovaciones están pensadas para hacer un trabajo en conjunto y facilitar el trabajo de todos, es una inversión de la empresa para mejorar en muchos sentidos, si eso no se está logrando, deberás volver a hacer todo el ejercicio. No hay una respuesta mágica a todos esos problemas, solo existe evaluación, prueba y error.
